| Campagne workflow |
 Workflow automatiseringCampagne workflow systemen zijn event driven. Dat betekent dat elke event automatische leidt tot een nieuwe actie op een later tijdstip. De businessregels hiervoor worden vooraf in het systeem vastgelegd, zodat de campagne eenduidig verloopt en er goede rapporten kunnen worden gegenereerd. Aan de hand van de gerapporteerde resultaten kunt u uw businessregels aanpassen en zo uw campagne optimaliseren. Telemarketing Of het nu een leadgeneratie campagne is of een telesales campagne, in beide gevallen is het volgen van een van te voren bedachte workflow essentieel. Zelfs als zo'n campagne alleen middels de telefoon wordt uitgevoerd, is het van belang van te voren een aantal business regels voor die campagne af te spreken. Bijvoorbeeld: na hoeveel tijd wordt nogmaals gebeld bij geen gehoor, na hoeveel tijd bij bezet. Spannerder worden de discussies als het gaat om terugbelafspraken: De agent heeft aangegeven dat hij zelf terug belt, maar hij is dan om een of andere reden niet aanwezig. En wat moet er gebeuren met een terugbelafspraak als op het terugbel moment die campagne niet actief is? Al deze regels dienen in het workflow systeem te kunnen worden vastgelegd. Multimedia Als aanvulling op een telemarketing campagne wordt vaak bij een bepaald niveau van interesse aanvullende informatie per e-mail, per post of per fax gestuurd. Na een vastgesteld aantal dagen moet er dan natuurlijk weer worden gebeld om alsnog een goed resultaat te bereiken. Uiteraard dient het versturen van de juiste e-mail/brief met de juiste informatie, gepersonaliseerd en geautomatiseerd door het systeem te worden uitgevoerd. Closed loop marketing Vaak eindigt een campagne nadat iedereen een mailing heeft gehad en is gebeld. Het resultaat van zo'n campagne is vaak relatief laag. Onderzoek en ervaring wijzen uit dat de echte winst pas later komt: al is uw potentiële klant nu niet geïnteresseerd, hij is dat mogelijk later wel. Dus zorg dat u later op het goede moment met de juiste propositie weer contact heeft. Dit soort follow-up scoort veel hoger dan de eerste! Voor deze aanpak is goede campagne workflow software natuurlijk essentieel. E-MAILMARKETING als geïntegreerd WORKFLOW onderdeel van uw LEADGENERATIE of TELEMARKETING proces. E-mailmarketing is nu een standaard onderdeel geworden van de Web2Agent software voor telemarketing en leadgeneratie. Dat betekent dat e-mail ( en ook gewone post) een geïntegreerd onderdeel van uw leadgeneratie of telemarketing proces kan zijn. Uiteraard kan de e-mail gemerged worden met uw database gegevens, zoals een persoonlijke aanhef, maar u kunt het ook gebruiken voor bijvoorbeeld afspraakbevestigingen. Maar het belangrijkste is natuurlijk dat het een onderdeel is van het totale proces, waarbij u naast e-mail of gewone post geïntegreerd werkt met uw telemarketing acties. Voorbeeld. Stel het doel van uw marketing campagne is het onderhouden van een relatie met uw doelgroep, waarbij u er voortdurend op aan stuurt voldoende gekwalificeerde leads te genereren voor uw verkopers. Dit is een voort durend proces waarbij u gebruik maakt van e-mail, post en telefoon. U definieert dan bijvoorbeeld de volgende zaken: 1 Telefoonscript "info", dat bedoeld is om eerst nadere gegevens van het bedrijf te verzamelen, zoals de juiste contractpersoon en zijn e-mail adres, valt het bedrijf inderdaad binnen uw doelgroep etc. 2 Persoonlijke e-mail (en brief) ter introductie van uw bedrijf en product. 3 Telefoonscript "na intro", dat peilt de belangstelling en de mogelijkheden voor uw product. Wilt u documentatie ontvangen? 4 Documentatie dat uw als bijlage aan een persoonlijke e-mail (of brief) stuurt. 5 Telefoonscript " na documentatie gestuurd". Wilt u een afspraak met onze adviseur? 6 Nieuwsbrief in persoonlijke e-mail (en of brief) vorm, waarbij steeds de meest actuele actief is. Het contact wordt onderhouden. 7 Telefoonscript "afspraak maken". Dit script werkt samen met de agendaplanner, die u helpt bij het maken van de afspraak en bijvoorbeeld rekening houdt met de reistijd. Dit onderdeel dient beschikbaar te zijn bij elk telefonisch contact. Afhankelijk van bovengenoemde contactmomenten legt u van te voren vast wat en wanneer de volgende actie is. Bij de telefoonscripts is dat natuurlijk afhankelijk van de resultaten van het gesprek. U maakt dus een Workflow van de actie die uitgevoerd moet worden, afhankelijk van het resultaat van de vorige actie. Elke relatie heeft altijd een bepaalde status en blijft dus onder uw "controle". Aan de hand van het statusoverzicht ziet u hoe de "pipeline"zich ontwikkeld, zodat u tijdig kunt bijsturen. Afspraken genereren voor uw verkoopadviseurs? Veel bedrijven laten het genereren van leads al over aan een binnendienst afdeling. Verkoopadviseurs zijn te duur en doen dit werk minder efficiënt. Deze in-house callcenters gaan steeds vaker over op de leadgeneratie software van ABC Solutions. Bedrijven komen erachter dat hun CRM software niet echt efficiënt werkt voor telemarketing. Een flexibele scriptgenerator is uiteraard belangrijk, maar ook de strakke workflowplanning en de rapportages maken dat de Web2Agent software van ABC Solutions zorgt voor betere resultaten. 25 % van onze klanten zijn in-house callcenters. Leadgeneratie is niet alleen maar bellen....... Een belangrijk aspect bij veel leadgeneratie trajecten is, dat het vaak niet mogelijk of niet zinvol is, om direct een afspraak te maken. Er wordt na een eerste telefonisch contact bijvoorbeeld een e-mail (of brief) met documentatie gestuurd. 3 of 4 dagen later belt u dan weer om te peilen of het maken van een afspraak zinvol is. Soms is dan het antwoord dat men geïnteresseerd is, maar vraagt om over ca. 2 maanden te bellen voor een afspraak. Om deze workflow te automatiseren en te zorgen dat geen lead verloren gaat integreerde ABC Solutions e-mail- en (off-line) direct-marketing in haar campagne management. |
